Was Unternehmen jetzt wissen und tun müssen

Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz?

Seit dem 17. Dezember 2023 gilt in Deutschland das Hinweisgeberschutzgesetz. Es betrifft alle Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern oder einem Jahresumsatz von mehr als 10 Millionen Euro. Diese Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern interne Meldekanäle anbieten, über die sie auf Verstöße, Missstände oder Risiken in ihrem Unternehmen hinweisen können. Die Mitarbeiter haben zudem das Recht Antwort zu erhalten. Das Gesetz schützt die Rechte der Hinweisgeber, die oft auch Whistleblower genannt werden.

Um das Gesetz zu erfüllen, müssen Unternehmen drei Dinge tun:

• Sichere interne Meldekanäle einrichten, die die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachten, eine schnelle Rückmeldung und einen transparenten Prozess garantieren, und eine vertrauliche Meldung oder einen Termin ermöglichen.
• Interne Umsetzung, die die Benennung von Vertrauenspersonen zur Bearbeitung der Hinweise, den Schutz des Hinweisgebers und die Vertraulichkeit der Informationen, und die Kommunikationspflicht an die Mitarbeiter umfasst.
• Anonyme oder vertrauliche Meldung anbieten, die dem Hinweisgeber die Wahl lässt, ob er seine Identität preisgeben will oder nicht. Eine anonyme Meldung ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber empfehlenswert, um die Meldung zu erleichtern und die Angst vor Vergeltung zu mindern. Eine offene Tür vom Chef, ein Mailpostfach oder ein Kummerkasten sind keine geeigneten Meldekanäle, da sie die Anonymität und die Vertraulichkeit nicht sicherstellen können.

Lösung: Hinweisgeberplattform

Eine einfache und kostengünstige Lösung für die Einrichtung von internen Meldekanälen ist eine digitale Hinweisgeberplattform. Mit dieser Plattform können Ihre Mitarbeiter anonym Hinweise auf Probleme wie Diebstahl, Betrug, Verleumdung oder Diskriminierung geben.

Die Hinweise werden von einem unabhängigen Obhutsmann geprüft und beantwortet. Der Obhutsmann kennt die Identität des Hinweisgebers nicht, kann aber über die Plattform mit ihm kommunizieren, um seine Rechte und seinen Schutz zu gewährleisten.

Eine digitale Hinweisgeberplattform bietet Unternehmen noch weitere Vorteile:

• Mit einer Hinweisgeberplattform kann ein Unternehmen sich vor Schäden schützen, die durch Verstöße, Missstände oder Risiken entstehen können. Wenn einer seiner Mitarbeiter ein Problem entdeckt, kann er es anonym über die Plattform melden und sich dabei sicher fühlen. Das Unternehmen kann dann schnell handeln, die Situation aufklären, die Verantwortlichen zur Rechenschaft ziehen und vorbeugende Maßnahmen ergreifen.
• Mit einer digitalen Hinweisgeberplattform kann ein Unternehmen seine Arbeitgebermarke stärken. Diese Plattform ermöglicht es den Mitarbeitern, anonym etwas zu melden, wenn sie Probleme oder Missstände sehen. Das zeigt, dass das Unternehmen seine Werte von Nachhaltigkeit, Fairness, Gleichheit und Transparenz nicht nur sagt, sondern auch tut. Das gibt den Mitarbeitern eine Stimme und fördert ihr Vertrauen, ihre Treue und ihr Engagement. Das Unternehmen kann sich so als ein guter und moderner Arbeitgeber zeigen.

Tipp:

Systemschub empfiehlt die Klaes-Hinweisgeberplattform. Systemschub – powered by Klaes ist der professionelle IT-Dienstleister aus dem Ahrtal, dessen spezielle Mission die digitale Transformation von Unternehmen ist. Deshalb kennt Systemschub sich bestens aus mit modernen Lösungskonzepten rund um Hardware-, IT-Lösungen und IT-Sicherheit. “Die Klaes-Hinweisgeberplattform ist eine kostengünstige und flexible Lösung, die sowohl dem deutschen Gesetz als auch der EU-Richtlinie gerecht wird”, sagt Markus Klaes, Leiter Systemschub. Er fügt hinzu, dass die Plattform ideal für kleine und mittelständische Unternehmen ist.

Systemschub übernimmt die Aktivierung und Aktualisierung der Web-basierten Plattform. So bekommt der Kunde eine einfache, anonyme, vertrauliche und effektive Lösung. Systemschub berät Unternehmen auch bei der Anpassung an ihre individuellen Bedürfnisse und Anforderungen.